مشاركة الملفات الخارجية والكبيرة بأمان
تتيح ميزة المشاركة في نظام «أصولي DAM» إرسال الأصول إلى العملاء والوكالات والشركاء عبر روابط محكومة بمدة صلاحية وضبط للتحميل، دون منحهم وصولاً كاملاً إلى مكتبتك. حلٌّ عملي لـمشاركة الملفات الكبيرة للشركات يوصل النسخة المعتمدة بدقة، ويبقي زمام التحكم في يدك.
باختصار
مشاركة الملفات في «أصولي DAM» تعني إنشاء رابط لأصلٍ أو مجموعة أصول من داخل المكتبة، ثم ضبط صلاحيته: مدة يبقى فيها الرابط فعّالاً، والسماح بالتحميل أو الاكتفاء بالمعاينة. يستلم الطرف الخارجي النسخة المعتمدة مباشرة دون حساب ودون رؤية بقية المكتبة، ويبقى كل ذلك موثّقاً في سجل العمليات.
متى تحتاجها؟
عندما ترسل تصاميم وفيديوهات وملفات ثقيلة إلى وكالة أو عميل، وترفض خدمات البريد المرفقات الكبيرة، وتحتاج إلى إيقاف الوصول بعد انتهاء المشروع. أو حين يطلب شريكٌ خارجي مادةً محددة ولا ترغب في فتح المكتبة كاملة له. المشاركة عبر روابط محكومة تحل الحالتين معاً.
قبل مرفقات ثقيلة وروابط لا تنتهي
ترفض خدمة البريد الملف لأنه أكبر من الحد المسموح، فتلجأ إلى خدمة تخزين عامة وتنسخ رابطاً يظل مفتوحاً إلى الأبد. لا تعرف من فتح الملف ولا متى، وقد يُعاد تداول الرابط بعد انتهاء المشروع. وحين يطلب العميل «آخر نسخة» ترسل ملفاً قد يكون قديماً، دون أي ضمان أنه المعتمد.
بعد رابط محكوم لكل عملية مشاركة
تختار الأصل المعتمد من المكتبة، وتنشئ رابطاً بمدة صلاحية محددة، وتقرر السماح بالتحميل أو المعاينة فقط. ينتهي الرابط تلقائياً بانتهاء المدة، ويُسجَّل الإجراء في سجل العمليات. الطرف الخارجي يرى المادة المطلوبة فقط، وأنت تحتفظ بالتحكم دون منحه صلاحيات على بقية الأصول.
كيف تعمل مشاركة الملفات الخارجية
أربع خطوات من اختيار الأصل حتى إيقاف الوصول، كلها من داخل المكتبة المركزية.
اختر الأصل المعتمد
حدّد الملف أو المجموعة من المكتبة، مع الاطمئنان إلى أنك تشارك النسخة المعتمدة عبر تتبّع الإصدارات، لا مسودة قديمة.
أنشئ رابطاً محكوماً
ولّد رابط مشاركة خاصاً بهذه العملية، منفصلاً عن أي روابط أخرى، ليصل الطرف الخارجي إلى المادة دون إنشاء حساب.
اضبط الصلاحية والتحميل
حدّد مدة بقاء الرابط فعّالاً، واختر السماح بالتحميل أو الاكتفاء بالمعاينة الفورية بحسب حساسية المادة.
راقب وأوقف عند الحاجة
يبقى الإجراء موثّقاً في سجل العمليات، وينتهي الرابط تلقائياً بانتهاء مدته، ويمكنك إيقاف الوصول متى شئت.
فوائد مشاركة الملفات الكبيرة للشركات
روابط بدل المرفقات الثقيلة
أرسل ملفات كبيرة عبر رابط واحد بدل مصارعة حدود البريد، مع بقاء الأصل في مكتبتك المركزية لا نسخة منفلتة.
تحكم زمني كامل
مدة صلاحية لكل رابط تعني أن الوصول ينتهي عند انتهاء المشروع، فلا روابط مفتوحة إلى الأبد.
مشاركة دون وصول كامل
يرى الطرف الخارجي المادة المطلوبة فقط، دون صلاحيات تصفّح أو تعديل على بقية أصول المكتبة.
توثيق ونسخة معتمدة
كل مشاركة مسجّلة في سجل العمليات، وما تشاركه هو النسخة المعتمدة بفضل تتبّع الإصدارات.
من يستفيد من المشاركة الخارجية المحكومة
فرقٌ ووكالات وعملاء يتبادلون أصولاً ثقيلة يومياً ويحتاجون تحكماً واضحاً.
الوكالات الإبداعية
تسليم فيديوهات وتصاميم الحملات إلى العميل عبر روابط بمدة صلاحية، مع الاكتفاء بالمعاينة أثناء المراجعة والسماح بالتحميل بعد الاعتماد.
الفرق والعملاء الخارجيون
مشاركة مواد محددة مع شريك أو مورّد دون فتح المكتبة كاملة له، وإيقاف الرابط فور انتهاء التعاون.
الأقسام الداخلية والفروع
إرسال قوالب الهوية البصرية والملفات الكبيرة بين الأقسام برابط موحّد يضمن أن الجميع يستخدم النسخة المعتمدة.
العلاقات العامة والإعلام
تزويد الصحفيين والمنصات بحزمة صور وشعارات عالية الجودة عبر رابط مؤقت للتحميل، دون كشف بقية الأرشيف.
أسئلة عن مشاركة الملفات الخارجية
شارك أصولك مع الخارج دون أن تفقد التحكم
جرّب مشاركة الملفات الكبيرة عبر روابط محكومة بمدة صلاحية وضبط تحميل، وابقِ مكتبتك محمية.